Um Rechtssicherheit herzustellen hat der Gesetz-geber die Dokumentierungspflicht angeordnet. Dies bedeutet alle zusätzlichen zum Bruttolohn geleisteten Aufwendungen des Betriebes für den Beschäftigten, oder für die vom Beschäftigten bestimmte Verwendung von monatlichen Bruttolohnteile müssen als solche offen auf dem monatlichen Lohnzettel ausgewiesen werden. Sowie die monatlichen Auszahlungen durch Überweisung oder Beleg nachgewiesen werden kön-nen.

Diese monatlichen Aufwendungen für die soziale Sich-erheit, steuerfrei - werden auf dem Konto 4140 in der Finanzbuchhaltung erfasst. Für dieses Konto besteht ein Aktivierungs- und Passivierungsverbot bei der jähr-lichen Bilanzierung. Erscheinen jedoch in der jähr-lichen GuV als Personalaufwand.